Ontwikkelingen van interne communicatie in 2022

Communicatie als is continue aan veranderingen onderhevig. Communicatie is zeer afhankelijk van externe factoren en beweegt daarin altijd mee met maatschappelijke, sociale en technologische ontwikkelingen. De kernwoorden van de ontwikkelingen van interne communicatie in 2022 zijn hybride werken en digitalisering. De COVID-19 crisis heeft veel veranderingen in de maatschappij en werkomgeving teweeg gebracht. Nu we weer enigszins ‘terug’ kunnen naar het ‘nieuwe normaal’ worden deze veranderingen en de bijkomende gevolgen steeds duidelijker. Daarnaast hebben er de afgelopen jaren niet alleen veranderingen plaatsgevonden vanwege COVID-19, maar ook op het gebied van technologie, maatschappij en sociale verhoudingen hebben er ontwikkelingen plaatsgevonden.

Hybride werken

Door COVID-19 is hybride werken ontstaan. Waar men vroeger vijf dagen per week acht uur per dag op kantoor te vinden was is het werken vanuit huis nu niet meer weg te denken uit de moderne werkcultuur. Hierdoor is de focus op het gebruik van technologie ook groter geworden. Werken vanuit huis, maar ook op kantoor, kan tegenwoordig niet meer zonder het gebruik van multifunctionele, technologische communicatiemiddelen zoals Teams, Slack of Zoom. Het veelvuldige gebruik van deze communicatiemiddelen vergt nieuwe aandacht voor verschillende zaken, zoals: cyberveiligheid, sociale veiligheid en betrokkenheid van medewerkers. Daarnaast is er door de combinatie van op kantoor en thuiswerken een grotere aandacht voor een gezonde werk-privé balans. Werknemers geven aan productiever te zijn door gedeeltelijk thuis te werken. Ze hebben meer tijd voor nevenactiviteiten en het huishouden en zijn als gevolg meer ontspannen. Werkzaamheden die deze werk-privé balans in het geding brengen worden niet meer geaccepteerd en werknemers zijn daar nu ook mondiger over.

Alternatieve communicatiemiddelen

Hybride werken vereist meer gebruik van alternatieve communicatiemiddelen. Dit brengt zowel mogelijkheden als uitdagingen met zich mee. De mogelijkheden zitten zoals eerder besproken in de mogelijkheid om met deze alternatieve communicatiemiddelen vanuit elke locatie te kunnen werken. Dit maakt het inplannen van vergaderingen makkelijker en laagdrempeliger, men kan elk moment op elke plek achter de laptop zitten om zaken met elkaar te bespreken. Het vinden van een tijd en locatie die voor iedereen werkt en de daarbij komende reistijd hoeft geen probleem meer te vormen. Dit voegt toe aan de efficiëntie van een werkproces. Daarnaast kunnen ‘asynchrone’ communicatiemiddelen ook toevoegen aan een efficiënt werkproces. Synchrone communicatie verwijst naar communicatie die tegelijkertijd gebeurt. Dit is bijvoorbeeld in een vergadering, maar ook een online call, waar men real-time en tegelijk met elkaar communiceert. Dit is handig wanneer er snel iets besproken moet worden. Asynchrone communicatie heeft echter ook meerwaarde. Asynchrone communicatie is communicatie dat niet real-time en tegelijk plaatsvindt. Dit is bijvoorbeeld communicatie via e-mail of chatplatforms zoals WhatsApp of Slack. Men hoeft hierin niet direct op elkaar te reageren. Het voordeel aan deze manier van communiceren is dat men de mogelijkheid heeft in zijn of haar eigen tijd rustig na te denken over een antwoord. Hieruit komen antwoorden die inhoudelijk sterker in elkaar zitten. Werknemers hebben de tijd hebben genomen hun antwoord goed uit te denken. Door de COVID-19 crisis vind er nu meer asynchrone communicatie plaats op de werkvloer. Dit voegt toe aan de inhoudelijkheid van besproken zaken. Er dient echter voor gewaakt te worden dat werknemers wel (op tijd) reageren op asynchrone communicatie. Een gevaar is dat men deze berichtgeving makkelijker links laat liggen. Daarnaast is het ook belangrijk dat er communicatiemiddelen worden ingezet die zowel op kantoor als thuis gebruikt worden. Zodat communicatie hoe dan ook overal voor iedereen op dezelfde manier gebeurt. Multifunctionele communicatieplatforms zoals Slack en Teams lenen zich hier goed voor.

Betrokkenheid

Iets waarvoor gewaakt dient te worden als gevolg van hybride werken is de betrokkenheid van werknemers. Door hybride werken kunnen organisaties en werknemers elkaar uit het oog verliezen. Om de betrokkenheid van werknemers te behouden is een sterke interne communicatie nodig. Het blijven inchecken met en op de hoogte houden van werknemers zorgt voor verbondenheid en betrokkenheid. Het houdt en brengt de organisatie bij elkaar. Zorg dus voor het geregeld informeren van werknemers over het reilen en zeilen van de organisatie. Probeer dit periodiek te doen, bijvoorbeeld elke maand een nieuwsbrief, of elke week een weekstart waarin mededelingen worden gedaan. Werknemers blijven zich op deze manier betrokken voelen en betrokken werknemers zijn geneigd zich meer in te zetten voor een organisatie. Daarnaast kan een organisatie meer input en feedback van werknemers verwachten als deze weten waar de organisatie allemaal mee bezig is. Hierdoor kunnen meerdere inzichten en verschillende visies verzameld worden, wat ten goede komt aan de inhoud. Sterke interne communicatie zorgt er ook voor dat er onder werknemers geen verschillende interpretaties en misverstanden ontstaan. Wanneer werknemers niet voldoende op de hoogte gehouden worden over waar de organisatie mee bezig is en heen beweegt kunnen er verschillende opvattingen ontstaan over hoe werkzaamheden ingevuld moeten worden. Eenduidige informatieverstrekking elimineert deze verschillende opvattingen en zorgt ervoor dat de neuzen binnen een organisatie dezelfde kant opstaan.

Werknemerservaring

Dit voegt ook toe aan de werknemerservaring. Iets waar de laatste tijd een grotere focus op is gekomen. Men hecht meer belang aan een werkcultuur en -sfeer, werk komt nu immers erg dichtbij in de privésfeer. Daarnaast zorgt hybride werken ervoor dat de werknemerservaring voor elke werknemer elke dag verschillend is en tussen werknemers uiteen liggen. Er dient dan ook een werknemerservaring gecreëerd te worden die op elke plek hetzelfde is. Dit kan bevordert worden door onder andere het periodiek informeren van werknemers en het gebruik van een multifunctioneel, inclusief communicatiemiddel.

Proactieve houding

Als laatste kan een organisatie de communicatie verbeteren door niet enkel reactief te handelen maar proactief in te spelen op de ontwikkelingen van interne communicatie. Veel ontwikkelingen op de werkvloer die we kennen, het hybride werken, het veelvuldig gebruik van technologie, zijn tot stand gekomen uit noodzaak. Het waren noodzakelijke reacties op de gevolgen van de COVID-19 crisis. Een organisatie kan zich echter ook proactief opstellen. Houd ontwikkelingen op de werkvloer, in de maatschappij en op technologisch vlak in de gaten en speel hier op in. Veel gevolgen van hybride werken zijn nog niet duidelijk omdat het een nieuw concept is. De lange termijn consequenties zullen zich nog kenbaar moeten maken. Op enkele ontwikkelingen kan echter al geanticipeerd worden. Wat bijvoorbeeld duidelijk is, is dat door het hybride werken de ‘spontane’ ingevingen tijdens borrels, lunches of de metaforische waterkoeler missen. Een daadwerkelijk probleem is het niet, maar een gemis is het wel. Deze spontane en ongeplande momenten kunnen voor mooie inzichten en samenwerkingen zorgen. Een organisatie kan hier proactief op inspelen door deze momenten zelf te creëren. Denk aan: online brainstormsessies, belafspraken of webcamlunches.