Interne communicatie
Wat is interne communicatie?
Met interne communicatie wordt elke informatiewisseling binnen een organisatie bedoeld. Interne communicatie is echter niet te verwarren met informeren. Het gaat om interacties binnen het bedrijf. Denk hierbij aan alle vormen van communicatie voor, door en tussen werkgevers en -nemers. Interne communicatie heeft betrekking op alle interacties binnen een organisatie waardoor betekenissen ontstaan. Denk aan informele contacten, rapportages, interviews, vergaderingen en zo door.
Interne communicatie heeft binnen een organisatie een aantal doelen:
- Beleid vertalen naar medewerkers,
- Identificatie met de organisatie versterken,
- Motivatie van werknemers bevorderen en
- Een efficiënte informatiestructuur scheppen.
Al deze doelen helpen mee aan een verbonden organisatie waar werknemers zich vrij voelen feedback te geven en zich kunnen vinden in de cultuur van het bedrijf. Sterke interne communicatie verhoogt de verbonden- en tevredenheid van werknemers. Deze werknemers zullen zich uit tevredenheid meer inzetten voor het bedrijf en daarmee de algehele functionaliteit van de organisatie naar een hoger niveau tillen.
Het belang van interne communicatie
Een sterke interne communicatie zorgt ervoor dat werknemers en -gevers zich veilig en vrij voelen om vragen te stellen en suggesties te doen. Sterke communicatie binnen een organisatie zorgt voor verbondenheid en betrokkenheid in dit bedrijf en houdt en brengt de organisatie bij elkaar. Het verbindt een organisatie zowel horizontaal als verticaal. Een sterke communicatie zorgt ervoor dat iedereen binnen het bedrijf op de hoogte is van het reilen en zeilen van de organisatie. Een sterke interne communicatie kan op deze manier misverstanden en verschillende interpretaties voorkomen, maar zorgt ook voor betrokkenheid. Als werknemers binnen de organisatie namelijk op de hoogte zijn van alle zaken die zich afspelen kunnen zij hierop inspringen en eigen inzichten en feedback delen. Hiermee wordt ook een open en verbonden cultuur binnen de organisatie gecreëerd.
Goede interne communicatie is daarnaast een voorwaarde voor goede externe communicatie. ‘Extern winnen, is intern beginnen’ wordt vaak genoemd binnen de communicatiesector. Goede interne communicatie leidt tot tevreden werknemers, maar ook tot meer tevreden klanten, winstgevendheid en totale bedrijfsprestaties. Werknemers voelen zich door een sterke interne communicatie namelijk meer verbonden met het bedrijf. Niet alleen hebben ze het idee dat er aan hen gedacht wordt en hun feedback gewaardeerd wordt, ook zijn zij meer op de hoogte van de visie, missie en doelstellingen van het bedrijf en kunnen hier beter op inspelen. Verbonden werknemers zullen zich meer inzetten voor het bedrijf wat betere bedrijfsresultaten oplevert. Met een solide interne communicatie gaat uiteindelijk de klanttevredenheid ook omhoog.
De gevaren van slechte interne communicatie
Slechte interne communicatie kan nadelige gevolgen hebben. Door slechte interne communicatie kan er verwarring ontstaan over de visie, missie en speerpunten van een organisatie. De neuzen van werknemers staan niet dezelfde kant op en er ontstaan verschillen in opvattingen over de richting van een project of de organisatie. Aanvullend kan slechte bedrijfscommunicatie een sfeer van wantrouwen creëren. Werknemers hebben niet dezelfde opvattingen en interpretaties van dezelfde bedrijfszaken. Er ontstaan frustratie en geruchten omdat men het gevoel heeft dat anderen hen niet begrijpen of werkzaamheden verkeerd aanpakken.
Door een slechte communicatie voelen medewerkers zich ook minder verantwoordelijk. Er is namelijk weinig zicht op de gang van zaken. De leiding weet niet wat er op de vloer speelt en als negatieve ontwikkelingen gesignaleerd worden is het vervolgens lastig hier op in te spelen. De interne communicatie is immers niet op orde en het is lastig werknemers en – gevers te bereiken.
Een slechte interne communicatie is vooral te herkennen aan:
- Conflicten tussen werknemers door gebrek aan communicatie,
- Terugkoppeling tussen de werkvloer en leiding is langzaam,
- Medewerkers zijn niet bereid te veranderen,
- Gemeenschappelijke opvattingen en vertrekpunten zijn niet duidelijk,
- Er worden veel onnodige en inefficiënte vergaderingen gehouden en
- Er is veel informatie in omloop, ook irrelevante informatie, belangrijke berichten gaan zo verloren.
Met de interne communicatie moet er ook gewaakt worden voor informele communicatie. Het doel van deze communicatie is om een heldere, open en betrokken cultuur te creëren. In een open en betrokken cultuur kan het echter zijn dat men snel in het informele vervalt. Dit kan wederom leiden tot ergernissen en verkeerde interpretaties. Een sterke en inhoudelijk goede communicatie is dus ook belangrijk om de verspreiding van verkeerde informatie tegen te gaan binnen een organisatie.
Het verbeteren van interne communicatie
Om de interne communicatie te verbeteren is een open communicatiesfeer nodig. De interne communicatie moet in alle richtingen mogelijk zijn:
- top-down, van directie naar personeel,
- bottom-up van personeel naar directie,
- horizontaal tussen werknemers en
- diagonaal tussen de verschillende afdelingen.
Ook is het belangrijk te bedenken via welke kanalen de interne communicatie het beste kan verlopen, via mail, telefoon, een nieuwsbrief, een communicatie-app, enzovoorts. Het is van belang dat communicatie continue plaatsvindt, een samenvatting van afgelopen maand is niet genoeg. Om iedereen op dezelfde pagina te krijgen zal communicatie open en continue moeten zijn. Pas hierbij echter op voor een overload aan informatie, dan wordt filteren op de belangrijke berichten weer lastig.
Houd daarnaast werknemers tijdig op de hoogte van ontwikkelingen en veranderingen binnen de organisatie. Werknemers raken gefrustreerd en voelen zich gepasseerd als zij bedrijfszaken als laatste horen of hiervan zelfs op de hoogte worden gesteld van externe actoren. Via interne communicatie kunnen medewerkers op de hoogte gehouden worden en betrokken worden bij het proces. Een heldere missie, visie en doelstellingen motiveren werknemers zich in te zetten voor de organisatie en goede resultaten te behalen.
Voor de leidinggevende ligt er een grote verantwoordelijkheid in de interne communicatie. Een leidinggevenden moet consequent zijn in zijn communicatie, er kan niet van werknemers verwacht worden dat zij wel de communicatie op orde te hebben als de leidinggevende dit zelf niet heeft. Als leidinggevende kunnen er een aantal relevante acties toegepast en nageleefd worden om de communicatie te verbeteren:
- luisteren, een leidinggevenden moet tijd vrijmaken om te luisteren, naar zowel grote als kleine zaken. Een junior is soms beter op de hoogte van wat er speelt op de werkvloer dan bijvoorbeeld een manager,
- vertellen, het is belangrijk als leidinggevenden om te blijven vertellen wat er plaatsvindt, hierbij is contextschetsen belangrijk. Doe dit echter beknopt en helder, lange verhalen verliezen vaak hun boodschap,
- dialoog, zorg voor een open sfeer waar men, ongeacht rang, elkaar durft aan te spreken en in vertrouwen durft te nemen, zo gaat er geen informatie verloren en kunnen zaken eerder opgepakt worden,
- managen, communiceren is een groot onderdeel van het managen van een team of organisatie. Een conversatie starten kan medewerkers ruimte geven een onderwerp aan te snijden en helpt hen bij de eigen ontwikkeling. Via communicatie kan er heen en weer feedback gegeven worden waardoor iedereen binnen de organisatie zich blijft ontwikkelen.
