In 7 stappen naar betere communicatie

Goede communicatie is cruciaal voor het een organisatie. Goede communicatie zorgt ervoor dat de neuzen binnen een organisatie dezelfde kanten opstaan en misverstanden worden op deze manier voorkomen. Als bijvoorbeeld de visie, missie en kernwaarden van een organisatie niet bekend zijn onder werknemers zijn veel werkzaamheden onderhevig aan de eigen, en vaak verschillende interpretaties van deze werknemers. Dit zorgt voor ergernis, iedereen wil het op een andere manier doen. Daarmee wordt het werkproces ook inefficiënt. Goede communicatie zorgt er ook voor dat medewerkers zich verbonden voelen met de organisatie en zich daardoor meer willen inzetten voor het goede verloop van organisatieprocessen. Medewerkers die zich verbonden voelen zijn namelijk geneigd zich meer in te zetten voor de organisatie waar ze werken. Slechte communicatie in een organisatie heeft invloed op de efficiëntie van werkprocessen en kan ervoor zorgen dat medewerkers zich minder verbonden voelen. Verschillende interpretaties en opvattingen kan zorgen voor werkprocessen die foutief of stroperig verlopen. Daarnaast komt het de onderlinge relaties van werknemers niet ten goede. Als elke werknemer een andere opvatting heeft van hoe werkzaamheden gedaan dienen te worden zullen zij denken dat een ander het fout doet. Dit zorgt voor ergernis en ongemakkelijke situaties. Slecht communicatie binnen een organisatie zorgt er ook voor dat medewerkers zich niet of minder verbonden voelen met een organisatie. Hierdoor zijn  zij wantrouwend, minder productief en zoeken ze sneller een andere baan. Communicatie binnen een organisatie heeft verstrekkende invloed op medewerkers, organisatieprocessen en resultaten. De communicatie van een organisatie is dus een essentieel deel van het functioneren van deze organisatie. Gelukkig kan slechte organisatiecommunicatie met een aantal simpele en strakke stappen snel verbeterd worden. Zo komt een organisatie in 7 stappen naar betere communicatie:

  1. Luisteren

Luisteren is erg belangrijk voor een goede communicatie binnen een organisatie. Hoe kan er immers begrepen worden wat anderen bedoelen en willen communiceren als er niet geluisterd wordt? Daarnaast laat goed luisteren onderling zien dat men elkaar waardeert en dat er belangstelling is voor wat de ander heeft te zeggen. Vervolgens voelen werknemers zich meer geroepen zich uit te spreken. Ze voelen zich immers gewaardeerd en gehoord. Hierbij is het belangrijk dat er actief geluisterd wordt en is het niet de bedoeling dat iemand als praatmuur fungeert. Actief luisteren op relevante momenten zorgt ervoor dat werknemers het idee hebben dat er echte interesse is en zorgt ervoor dat werknemers vooral relevante dingen delen.

  1. Wees concreet en maak duidelijk wie verantwoordelijk is

Denk goed na over de boodschap die er verspreidt dient te worden. Boodschappen kunnen het beste kort en krachtig zijn en de kern vrij direct overleveren. Langdradige, onduidelijke verhalen zorgen er snel voor dat men de aandacht verliest. Ook kan onnodig langdradige communicatie irritatie opleveren. Concrete berichten bereiken hun doel efficiënter, hierbij geldt: less is more. Daarnaast werkt concrete berichtgeving eraan mee dat het duidelijk is wie waar verantwoordelijk voor is. Dit is erg belangrijk omdat wanneer dit onduidelijk is men er mogelijk de kantjes vanaf loopt. Met onduidelijke communicatie is het niet helder waar verantwoordelijkheden liggen. In het geval dat verantwoordelijkheid niet duidelijk is kan er vrij makkelijk een houding ontstaan waar er wordt gedacht ‘dat doet een ander wel’. Als dit een veelvoorkomende houding is ontstaat er een impasse waar er een organisatie niks voor elkaar krijgt.

  1. Durf feedback te geven

Het is belangrijk elkaar feedback te geven over de communicatie. Het is lastig gedrag te verbeteren als niet bekend is wat er fout wordt gedaan. Weten waar de verbeterpunten liggen leidt tot groei. Iets waar een medewerker of collega dus veel aan kan hebben. Het geven van inhoudelijke en opbouwende kritiek optimaliseert de communicatie. Het is van belang te letten op de manier waarop feedback gegeven wordt. Feedback geven gaat niet om het uitten van kritiek en irritatie. De feedback moet opbouwend en constructief zijn, een medewerker moet er ook echt iets aan hebben en er punten en mogelijkheden tot verbetering uithalen. Wanneer medewerkers en collega’s in een organisatie elkaar op een open, fijne en vriendelijke manier feedback kunnen geven optimaliseert de communicatie binnen een organisatie.

  1. Sta open voor ontwikkelingen.

‘Maar we hebben het altijd zo gedaan’ is een mindset die een organisatie vastklemt en niet helpt in de vooruitgang. Het is belangrijk dat een organisatie, ook in de communicatie, meebeweegt met de huidige ontwikkelingen. Bijvoorbeeld als het gaat om communicatietools is daar de laatste jaren veel ontwikkeling in geweest. Ga bij de werknemers langs wat bij hen werkt, misschien lezen zij hun email niet meer geregeld en kan contact beter gezocht worden via een communicatieapp. Vaak zijn deze nieuwe communicatietools al zo ontwikkeld dat ze efficiënter zijn in communicatiemogelijkheden. Daarnaast vinden er ook veel ontwikkelingen plaats in de manier waarop wordt gecommuniceerd. Binnen een organisatie, zeker een die nieuwer is, wordt er afgestapt van de formele en hiërarchische manier van communiceren. Men communiceert directer, losser en informeler. Ga ook hierin mee. Men kan zich duidelijker uitten in de eigen spreektaal.

  1. Vergader efficiënt, voorkom een stortvloed aan communicatie

Wees scherp op de communicatie binnen een organisatie. Dit is zeker belangrijk in een vergadering. Laat iedereen aan het woord, maar voorkom ellenlange verhalen en/of discussies. Te veel communicatie kan net zo schadelijk zijn voor efficiënte communicatie binnen een organisatie als te weinig communicatie. Bij te veel communicatie wordt het lastig te filteren op de relevante informatie en gaat deze verloren. Grijp in een vergadering dus tijdig in als er te veel onbelangrijke zaken worden besproken.

  1. Houding

Communicatie gaat niet alleen om het verbale aspect, er wordt net zoveel gecommuniceerd met de lichaamstaal. Het is dan ook van belang te letten op de houding die wordt aangenomen. Een open en actieve houding laat zien dat er aandachtig en geïnteresseerd wordt geluisterd. Ook met het overbrengen van een boodschap is een actieve houding nodig om de aandacht erbij te houden. Voor een goede communicatie dient er dan ook op de houding gelet te worden.

  1. Blijf bij het onderwerp

Zoals eerder gezegd; te veel communicatie kan net zo schadelijk te zijn als te weinig communicatie. Denk goed na over de boodschap die er verspreidt dient te worden en blijf bij de kern. Voor verschillende onderwerpen zijn verschillende communicatiemomenten nodig. Lever niet te veel informatie in één keer over. Zo wordt het lastig alles te onthouden en relevante informatie te filteren. Dit geldt voor communicatie overleveren, maar ook voor communicatie ontvangen. Waak ervoor dat er te veel informatie naar je toe wordt gecommuniceerd en grijp in wanneer dit gebeurt. Probeer dan sturing te geven en structuur aan te brengen in de informatiestroom.