De afdeling Communicatie van nu: de rol van tegenspraak

Je kunt een afdeling Communicatie enkel verantwoordelijk houden voor het versturen van persberichten en het bijhouden van het intranet. Maar daarmee doe je de organisatie en de afdeling tekort. Juist in deze tijden dienen een aantal rollen goed in een organisatie belegd te zijn. En de afdeling Communicatie is daarvoor vaak de juiste plek. Met deze keer: de rol van tegenspraak.

Bij grote rechercheonderzoeken van de politie wordt één iemand aangewezen die voor tegenspraak moet zorgen. Zo houd je het team scherp en zorg je ervoor dat kwesties vanuit verschillende perspectieven bekeken worden. Voor een organisatie is dat niet anders. Door tegenspraak een plek te geven, kom je tot betere besluitvorming en tot een goede toelichting op je afwegingen, omdat je de voors en tegens daarin direct mee kunt nemen.

Hoe pak je die rol als afdeling Communicatie? Allereerst door heel duidelijk te maken dát je die rol pakt en waarom je die rol pakt. Anders word je als afdeling al snel verweten dat je zeurt. Je bent niet de afdeling die alleen maar de beren op de weg ziet. Je ziet juist heel scherp de weg, en om goed tot het eindpunt van die weg te komen, wijs je de organisatie op beren en andere risico’s, zodat je daar je rijgedrag of routeplanner op af kunt stemmen. Collega’s kunnen je verwijten ‘dat je nooit enthousiast bent’ en ‘de bedrijfsbelangen niet snapt’. Dat doe je maar al te goed, en aan die belangen draag je met je tegenspraak juist bij.

Interne tegenspraak doe je door kritische vragen te stellen. Natuurlijk is het fijn als je daarvoor dossiers tot in detail kent. Maar dat hoeft niet. Simpelweg vragen waarom iets nou eigenlijk gedaan wordt, kan al een interessant gesprek opleveren. Soms is zelfs het aannemen van de rol van buitenstaander waardevol, om zo de situatie van nog meer afstand te bekijken.

Organisatieonderdelen en bedrijfsfuncties zitten vaak in hun eigen koker, en doen waar ze voor ze aangesteld zijn en waar ze – hopelijk – heel goed in zijn. Dat geeft echter ook het welbekende verkokerd beeld. In het systeemdenken is het van belang dat feedback-loops goed werken: de afdeling Communicatie kan zo’n belangrijke feedback-loop zijn. Op het moment zelf is het wellicht wat irritant als een collega met kritische vragen komt. Maar het werkt juist verrijkend en bestrijdt vooringenomenheid. Het zet de output van dat onderdeel of die functie op een taartschaal om eens goed van alle kanten te bekijken. En dat kun je maar beter eerst intern doen, want de buitenwereld doet het vervolgens ook.

Het zorgt dus voor zorgvuldige afwegingen en weldoordachte besluiten, en een goede voorbereiding op het uitdragen van die besluiten. Het bestrijdt cognitieve dissonantie, waarbij de werkelijkheid zo wordt geconstrueerd dat die past binnen de managerial comfortzone¹. Tegenspraak draagt daarmee bij aan de bestuurlijke geloofwaardigheid: het vergroot intern en externe het vertrouwen in de top van de organisatie. En bovenal zorgt het voor verrijking en verbetering. Een frisse blik kan van de 8,5 een 9,5 maken. Daarin zit ook een mooie link met de socratische reflex: de stem van de minderheid moet alle ruimte krijgen. Juist daar zijn de interessante gezichtspunten te vinden, de nieuwe ideeën, de andere opties, de frisse blik².

Tegenspraak kost wat tijd. Maar als het goed gaat, is het nooit verspilde tijd. Door de kritische vragen en door zaken vanuit andere perspectieven te bekijken, krijg je een betere afweging en een beter beeld van die afweging. En die neem je mee bij het uitdragen van het besluit. Je bent daarbij al voorbereid op andere gezichtspunten en bezwaren, en zo ben je minder tijd kwijt aan toelichten, kweken van begrip, verontschuldigen, aanvullen en repareren.

Het vraagt dus om begrip, ondersteuning en stimulering door de directie of het bestuur. Zij moeten snappen en erop aandringen dat de afdeling Communicatie deze rol vervult. En directieleden moeten die rol ook verdedigen als de kritische vragen over iets uit hun kolom gaan. Het is geen onbegrip of aanval door de afdeling Communicatie; het is steun.

Noem het de advocaat van de duivel. Of de hofnar. Of de luis in de pels. Stuk voor stuk rollen die een organisatie vooruithelpen. Alleen hebben deze benamingen vaak een negatieve connotatie. Tegenspraak is echter niet negatief. Door tegenspraak mee te nemen in besluitvorming, bouw je op een bestendige manier aan het welslagen van je beleid.

¹ Managers zijn struisvogels; Camps, Stoker en Jurgens.

² Socrates op sneakers; Elke Wiss.