Communicatieadvies
Wat is communicatieadvies?
Communicatieadvies is een breed begrip. Communicatieadvies gaat dan ook over een breed scala aan onderwerpen. Het kan bijvoorbeeld in de brede zin gaan over het soort communiceren wat nodig is; hoe gaan we communiceren? Intern of extern, offline of online? Communicatieadvies kan ook over de inhoudelijke aspecten van communicatie gaan; wat gaan we communiceren? Wat spreekt onze doelgroep aan, welke toon? Een breed begrip dus, maar in elk geval gaat communicatieadvies over hoe een boodschap zo goed mogelijk kan worden overgebracht.
Het belang van communicatieadvies
Communicatie en het daarbij komend communicatieadvies is erg belangrijk in het bedrijfsleven. Communicatieadvies zorgt ervoor dat belangrijke projectdoelstellingen en veranderinitiatieven op de correcte manier worden overgebracht naar de stakeholders binnen en buiten de organisatie. Communicatie zet de organisatie of product op de markt. Het kan een organisatie zichtbaar en authentiek maken en daarbij de reputatie versterken.
Slechte communicatie kan nadelige gevolgen hebben. Door slechte communicatie kan er binnen en buiten een organisatie verwarring ontstaan over de visie, missie en speerpunten van een organisatie. Intern staan de neuzen van werknemers niet dezelfde kant op en er ontstaan verschillen in opvattingen over de richting van een project of de organisatie. Aanvullend kan slechte communicatie binnen een organisatie een sfeer van wantrouwen creëren. Werknemers hebben niet dezelfde opvattingen en interpretaties van dezelfde bedrijfszaken wat frustratie en geruchten kan opleveren. Door een slechte communicatie voelen medewerkers zich ook minder verantwoordelijk. Er is namelijk weinig zicht op de gang van zaken. De leiding weet niet wat er op de vloer speelt en als dit gesignaleerd wordt is het vervolgens lastig hier op in te spelen. De communicatie is immers niet op orde en het is lastig werknemers en – gevers te bereiken.
Een slechte communicatie kan ook invloed hebben op de perceptie van buitenstaanders over een organisatie. Ten eerste is een sterke communicatie nodig om op de juiste manier via de juiste wegen de juiste doelgroep te bereiken. Als de functionaliteit van een organisatie of product niet goed is gecommuniceerd ontstaan er verwarring onder externen en zullen zij snel hun interesse verliezen. Daarnaast is goede communicatie nodig om op de juiste manier in te spelen op de interesses en wensen van een doelgroep. Zit de communicatie hier niet op orde, bereik je de doelgroep misschien wel, maar zullen zij zich niet aangetrokken voelen tot de organisatie of product.
Interne en externe communicatie
Communicatie is een breed begrip en kan over een scala aan onderwerpen gaan. Communicatieadvies is echter altijd onder te verdelen in een van de twee volgende soorten communicatie: interne en externe communicatie. Interne communicatie betekent dat de communicatie betrekking heeft op de informatie-uitwisseling binnen een organisatie of bedrijf. Externe communicatie heeft betrekking op de omgeving buiten de organisatie. Zowel de interne als de externe communicatie zijn van belang voor een organisatie.
Interne communicatie
Met interne communicatie wordt elke informatiewisseling binnen een organisatie bedoeld. Interne communicatie is echter niet te verwarren met informeren. Het gaat om interacties binnen het bedrijf. Denk hierbij aan alle vormen van communicatie voor, door en tussen werkgevers en -nemers. Interne communicatie heeft betrekking op alle interacties binnen een organisatie waardoor betekenissen ontstaan. Denk aan informele contacten, rapportages, interviews, vergaderingen en zo door.
Interne communicatie heeft binnen een organisatie een aantal doelen:
- beleid vertalen naar medewerkers,
- identificatie met de organisatie versterken,
- motivatie van werknemers bevorderen en
- een efficiënte informatiestructuur scheppen.
Al deze doelen helpen mee aan een verbonden organisatie waar werknemers zich vrij voelen feedback te geven en zich kunnen vinden in de cultuur van het bedrijf.
Interne communicatie is van belang voor het op één lijn krijgen van de gehele organisatie. Met sterke interne communicatie wordt ervoor gezorgd dat de neuzen binnen een organisatie dezelfde kant op staan. Misverstanden en verschillende interpretaties worden hiermee tot een minimum gebracht. Interne communicatie kan verder van dienst zijn om medewerkers te overtuigen en motiveren over waar de organisatie voor staat en heen beweegt. Sterke interne communicatie verhoogt de verbonden- en tevredenheid van werknemers. Deze werknemers zullen zich uit tevredenheid meer inzetten voor het bedrijf en daarmee de algehele functionaliteit van de organisatie naar een hoger niveau tillen.
Externe communicatie
Als de boodschap van de organisatie intern strak zit en leeft kan dezelfde boodschap naar buiten gebracht worden. Hiervoor kunnen weer verscheidene tactieken en communicatiemiddelen gebruikt worden. Een sterke externe communicatie heeft meerdere voordelen. Zo zorgt goede externe communicatie voor herkenbaarheid, bekendheid, betrouwbaarheid en een goed imago. Waar je bij de interne communicatie voornamelijk handelt uit de eigen organisatie, denk je bij externe communicatie ook vanuit de doelgroep. Wat vindt de doelgroep interessant, waar is deze te vinden en hoe zijn zij te bereiken? In je communicatie naar deze doelgroep moet de kernboodschap centraal staan. Zo pak je meteen de aandacht en elimineer je ruis. Bij het opstellen van een externe communicatiestrategie staan een aantal concrete doelstellingen centraal die de resultaten van je strategie meetbaar maken. Deze bestaan uit:
- Kennis: wat weet de doelgroep over jouw organisatie?
- Houding: wat is het imago van jouw organisatie?
- Gedrag: neemt de doelgroep contact op met jouw organisatie?
Door een antwoord te meten op deze vragen voor en na je externe communicatiestrategie is het effect van je strategie meetbaar.
Kenmerken goed communicatieadvies
Om goed communicatieadvies te kunnen geven moet een adviseur een aantal kenmerken bezitten of naartoe kunnen werken.
Het is belangrijk voor het geven van goed communicatieadvies om een brede maatschappelijke interesse te bezitten. Communicatieadvies omvat een breed scala aan onderwerpen. Communicatie overlapt met marketing, public affairs, en meer. Daarnaast probeer je met communicatie een boodschap over te brengen naar een externe groep. Dat kan met interne communicatie zijn naar werknemers in een organisatie of externe communicatie naar een specifieke doelgroep. Hoe dan ook is het in beide gevallen belangrijk dat een communicatieadviseur op de hoogte is van de maatschappelijke en sociale ontwikkelingen binnen en rondom deze groepen om op een voor hen relevante manier te kunnen inspelen op hun interesses. Een goed communicatieadviseur dient dan ook op alle niveaus te kunnen communiceren.
Voor goed communicatieadvies is het hebben van een netwerk ook belangrijk. Een sterk netwerk helpt bij communicatieadvies op twee manieren. Ten eerste helpt een netwerk mee met het verder komen in bepaalde omgevingen. Als er een bericht gepubliceerd dient te worden helpt het mee om een journalist direct te kunnen contacteren, in plaats van langs de algemene directie te moeten gaan. Daarnaast helpt een groot netwerk ook mee in het hebben van veel kennis. Communicatie kan betrekking hebben op elk gebied. Van al deze gebieden kan een communicatieadviseur onmogelijk kennis hebben. Met een groot netwerk is het voor een communicatieadviseur mogelijk kennis bij anderen te vergaren. Dit bespaart tijd en maakt de inhoud sterker.
