Wat is Public Affairs en waarom is het oh zo belangrijk? Wepublic organiseerde voor een klant een simulatiespel

Wat doe je als Public Affairs van cruciaal belang is voor het succes van een organisatie, maar slechts weinigen binnen die organisatie dit beseffen? Je kunt natuurlijk gewoon niks doen. Maar gelukkig hebben wij van die klanten die ambitieus zijn en hun vak serieus nemen. En die er dus wél iets aan willen doen.

Niet gek: er staat veel op het spel. De publieke opinie is grillig en de politiek machtig. De communicatie- en PA-functie wordt dan ook steeds belangrijker. Het is de hoogste tijd dat collega’s beseffen wat er achter (en voor) de schermen gebeurt.

Als adviseur mogen we deze klant, een grote zorgspeler, al een tijd adviseren over netelige kwesties en strategische uitdagingen. Nu werd aan Wepublic gevraagd om een concept te bedenken om het besef van het belang van Public Affairs te vergroten en deze dag te ondersteunen.

Simulatie: aan de slag met een concrete kwestie

Hoe kun je je collega’s het beste laten begrijpen wat Public Affairs inhoudt? Eenvoudig. Door ze het belang en de essentie van Public Affairs te laten ervaren. Door ze aan het denken en aan het werk te zetten. Door ze te laten oefenen en te laten stoeien met lastige materie. Dus dat is wat we hebben gedaan.

Na een korte en interactieve inleiding op wat Public Affairs is en aan de hand van een (realistisch) scenario werden medewerkers ingedeeld in vier groepjes. Ieder groepje stond voor een specifieke aanpak. Ga je in de aanval en er met gestrekt been in? Blijf je op de achtergrond en laat je anderen de hete kolen uit het vuur halen? Vorm je coalities om vooral samen sterker te staan? Of wacht je liever af en verwacht je dat de kwestie wel overwaait? Kortom, vier verschillende aanvliegroutes. Hoe realiseer je je doel?

Nadat ieder groepje haar aanpak had uitgewerkt, kernboodschappen had vastgesteld (140 tekens…), een beeld had bedacht en de ideale krantenkop had gecomponeerd, moesten zij hun ideeën pitchen. De jury bestond uit de CEO, een (voormalig) Kamerlid, een journalist en de PA-adviseur. Vol overtuiging pitchte iedere groep haar aanpak. Uiteindelijk kon er maar 1 groep winnen. De groep die de jury het beste kon overtuigen, won een rondleiding door de Tweede Kamer.

De juryleden gaven naast feedback ook tips en inzichten over hoe zij in hun werkveld omgaan met lobbyisten en belangenbehartiging. Public Affairs werd zo vanuit verschillende perspectieven benaderd. Smartphones konden worden gebruikt om meningen te geven en vragen te stellen.

Meer inzicht

De meeste aanwezigen hadden aan het begin van de dag helemaal geen of juist hele brede associaties bij Public Affairs. Van het managen van stakeholders en het vertegenwoordigen van een visie, tot het beïnvloeden van wet- en regelgeving.

Aan het eind van de dag hadden zij meer inzicht in de afwegingen die de afdeling Pers & PA maakt. Het begrip voor de Public Affairs strategie is vergroot en de medewerkers gaven aan meer inzicht te hebben hoe het politieke krachtenveld werkt. Bovendien was het een leuke middag waarin medewerkers niet alleen de essentie van Public Affairs maar ook elkaar beter leerden kennen.

Lessons learned

Na afloop van de simulatie hebben we een paar lessons learned vastgesteld. Deze vijf willen we graag met je delen.

• Een spelvorm (met prijs) vergroot enthousiasme en aandacht. Maar dat wisten we gelukkig allang (toch?). Ook een actuele kwestie maakt het spel heel realistisch en daardoor interessant.
• Het belang van de sessie wordt benadrukt door medewerking van de bestuursvoorzitter en aansprekende juryleden. Dit lukt alleen als ook de bestuursvoorzitter zelf het belang van Public Affairs inziet.
• Digitale tools versterken de dialoog en zorgen voor een extra dimensie: interactie houdt mensen scherp.
• Een goed idee is key. Met andere woorden; bij twijfel niet inhalen en het idee verder aanscherpen. En uiteraard daarna: aan de slag met de uitvoering.
• Oh ja, en een goede dagvoorzitter helpt. Wil je weten wie dit was? Laat het ons weten.

Als je meer wilt weten over hoe we jou en je team kunnen helpen bij het vergroten van kennis en (intern) draagvlak, laat het ons dan weten. We vertellen er graag meer over.

Frank Körver, partner Wepublic
Mirthe de Boer, adviseur Wepublic