Wij zien om ons heen dat, in deze periode van werken op afstand, organisaties op creatieve wijzen verbonden blijven met stakeholders. Afstanden worden digitaal overbrugd en lijntjes en haakjes worden uitgezet om ‘weer eens af te spreken en écht bij te praten, zodra het weer kan’. Nu er weer zicht komt op fysieke kopjes koffie, lunchen en straks ook weer bijeenkomsten is dit hét moment om contacten weer aan te halen.

5 tips voor stakeholdermanagement

Wepublic geeft 5 tips om deze tijd goed te benutten, door de voorbereidingen te treffen om het meeste te halen uit uw stakeholdermanagement ná corona.

1.     Gebruik een shared memory

Het stakeholdermanagement van uw organisatie kent geen ‘einddatum’: relaties moeten immers worden onderhouden en versterkt. Het is denkbaar dat bij verbinding met bepaalde stakeholders gebruik wordt gemaakt uw netwerk, en dat van uw collega’s. Om de strategie minder kwetsbaar te maken, zou stakeholdermanagement niet moeten berusten op het geheugen van enkele teamleden in uw organisatie. In dat scenario zou het vertrek van een collega immers een risico vormen voor uw strategie. De beste manier om know how en know who te verankeren is door een gedeeld geheugen op te bouwen. Een dergelijk archief biedt bovendien voordelen voor toekomstige interacties met stakeholders. In plaats van een herinnering aan uw vorige interactie, weet u precies wanneer deze plaatsvond en waarover deze ging. Daarbij kunt u in een digitale omgeving inzien welke stakeholders contact hebben gehad met uw collega’s, wanneer, en waarover. Dit is een belangrijke stap om uw stakeholdermanagement verder te professionaliseren.

2.     Verdeel stakeholders binnen je team

Wie een uitgelijnde stakeholdermanagementstrategie uitvoert, doet dit zelden alleen. Binnen een public affairs- of corporate communicatieteam zijn verschillende collega’s een gezicht naar buiten. En ook directieleden en andere collega’s werken binnen projecten samen met hun counterparts van belangrijke stakeholders. Een goede strategie benut al deze interacties, en verbindt ze bovendien met elkaar. Wij raden aan om de belangrijkste stakeholders te verdelen binnen je team. Wie is voor welke stakeholder primair verantwoordelijk? Bewaak onderweg het overzicht – bijvoorbeeld via het gedeeld geheugen.

3.     Coördineer en focus je inzet

Sleutelbegrippen binnen stakeholdermanagement zijn coördinatie en focus. Met sommige stakeholders heb je te maken op verschillende issues en op verschillende niveaus. Stakeholdermanagement is een teamsport en daarbij is coördinatie onmisbaar. Consistentie in het uitdragen van standpunten en benadrukken van belangen is dan cruciaal. Inzicht in de recente contactmomenten die collega’s met een stakeholder hebben gehad, maakt het makkelijker om hierin één lijn aan te brengen, eenduidige boodschappen af te stemmen en afspraken na te komen. Focus daarbij op bepaalde issues, opdat ‘het verhaal’ van uw organisatie wordt aangescherpt.

4.     Blijf betrokken

Stakeholdermanagement draait om het onderhouden en versterken van relaties, en dat lukt niet als je stakeholders uit het oog verliest. Het helpt juist om op de hoogte te zijn van wat er speelt. In dit kader spreekt men ook wel van ‘stakeholder engagement’, waarvan het belang breed wordt onderkend. De truc is om het voor jezelf makkelijk te maken en slim om te gaan met de kansen van technologie die hierbij helpt. In plaats van een mental note of een post-it met een herinnering om je contact (of conculega) te bellen, is het vandaag de dag mogelijk om een digitale herinnering in te stellen. Bijvoorbeeld gekoppeld aan het gedeeld geheugen uit tip 1, dat immers precies weet wanneer het laatste contact plaatsvond, en een seintje kan geven als een stakeholder uit het zicht dreigt te geraken.

5.     Professionaliseer de omgang met contactgegevens

Degelijke omgang met contact- en persoonsgegevens is sinds de komst van de AVG een hygiënefactor binnen stakeholdermanagement. Professionalisering van de wijze waarop dergelijke informatie binnen uw team worden gedeeld voorkomt bovendien het risico dat ze verloren gaan. Bij een crisis of om ad hoc een kans te benutten, verliest u kostbare tijd door eerst (ex-)collega’s te moeten bellen om de nodige contactgegevens te verkrijgen, die dan ook niet altijd up-to-date zijn.

Wij hopen dat deze tips u een nieuw inzicht kunnen geven om werk te maken van uw stakeholdermanagement na corona. Bij Wepublic zitten we in dat kader niet stil. Als vooruitstrevend en innovatief bureau ontwikkelen we digitale oplossingen voor de moderne communicatie- en public affairs-professional. Zo helpen wij organisaties slimmer te werken en beter geïnformeerde beslissingen te nemen. Om het meeste uit stakeholdermanagement te halen, en de technologische kansen van het moment daarbij te benutten, laten wij bovenstaande tips samenkomen in onze Stakeholder Engagement Tool.

Wilt u over onderwerpen in dit artikel meer weten of van gedachten wisselen? Neem dan vooral vrijblijvend contact op met Mark van den Anker ([email protected]), partner bij Wepublic.