Betrokkenheid: nu het belangrijkste doel van interne communicatie?

(leestijd: 2 minuten)

Een groot deel van werkend Nederland ontdekt deze weken dat het niet noodzakelijk is dat iedereen op eenzelfde plek aan het werk is. Door het coronavirus is thuiswerken nu normaal.  Mede dankzij videovergaderen en andere technieken komen we een heel eind. Veel medewerkers schikken zich erin. Met de gedachte dat dit voor een paar weken best te doen is. Maar wat als dit voor langere duur is? Interne communicatie krijgt dan een andere dimensie. Een nog strategischer dimensie.

Zoals we weten, kan interne communicatie een aantal doelen dienen. Het gaat dan vooral om:

• het informeren over taken en over beleid
• het delen van kennis
• het creëren van draagvlak voor de visie of het beleid
• het vergroten van de betrokkenheid bij de organisatie en bij elkaar.

Die laatste moeten we opnieuw bekijken als collega’s elkaar niet of veel minder live zien.

Betrokkenheid als doel van interne communicatie

De betrokkenheid bij de organisatie en bij elkaar is – gok ik zo – al voor een kwart geborgd als mensen fysiek bij elkaar op de werkplek zijn. Als dat tot deze maand wel het geval was en nu niet meer, dan valt er iets fundamenteels weg. Dat kunnen we nu opvullen door wat actiever te zijn in de groeps-app of door overleg via Webex, Bluejeans of een andere video-toepassing. Genoeg handige tools voor online samenwerken.

Maar de kans is groot dat dat na een paar weken gaat schuren. Het is daarom van strategisch belang om nu al na te denken hoe dit belangrijke doel van interne communicatie de extra aandacht krijgt die het nu nodig heeft. En daar nu ook al met elkaar stappen in te zetten.

Interne communicatie: hoe bewaken we de menselijke maat?

Het vergroten van betrokkenheid moet een nieuwe invulling krijgen in de communicatiestrategie en middelenmix. Als communicatieafdeling pak je daarmee je taak als hoeder van de menselijke maat in de organisatie. Want die menselijke maat kan onder druk komen te staan, terwijl deze juist nu zo belangrijk is.

Dat vraagt om een strategische benadering. En dus om een slim plan: Wat is er nodig? Waar liggen behoeftes? Welke content delen we via welke kanalen? Hoe organiseren we contact en dialoog? Welke rol speelt management en leiderschap? Nee, dat hoeft geen dik rapport op te leveren. Juist niet zelfs. Daar zit niemand op te wachten.

Het gaat om het maken van scherpe keuzes.

Ga vandaag al praktisch aan de slag

Op praktisch niveau zijn er, als je er even voor gaat zitten, genoeg ideeën te verzinnen om vandaag al die betrokkenheid te bewaken of te versterken zonder elkaar in het echt te zien.

Natuurlijk kun je samen telefonisch een dag- of weekstart doen. En een vrijdagmiddagborrel via een videoconferencing-tool kan leuk én zinvol zijn, zeker als hier een inhoudelijk componentje aan wordt gegeven. Technische toepassingen hebben echter wel hun beperkingen. Zo hoeven ze niet bij iedere organisatie, functie of persoon even goed te passen. In een ‘real life’-vergadering is het bijvoorbeeld makkelijker om een introvert persoon bij het gesprek te betrekken dan in een video-call.

Kijk dus vooral wat bij jullie goed aansluit om aan die betrokkenheid te werken.

Dat kan bijvoorbeeld een ‘belslinger’ zijn: er wordt een – voor het team niet bekende – lijst opgesteld op basis waarvan iedere dag een collega met een andere collega belt. Collega X belt vandaag collega Y om te horen hoe het gaat, waar deze mee bezig is en wat hem/haar bezighoudt. Met daarbij het verzoek om morgen collega Z te bellen, enz.

Je kunt met elkaar vanaf vandaag aan een liveblog op intranet gaan werken. Of de baas/manager/teamleider belt iedere dag een andere collega om te horen waarmee hij/zij geholpen zou zijn en welk advies deze collega voor het team of de organisatie heeft.

Betrokkenheid in de nieuwe realiteit

Wie weet halen we over twee weken opgelucht adem, constateren we dat het allemaal is meegevallen en gaan we ‘back to business’. Maar die kans lijkt me klein. Hoe we nu werken zou wel eens de nieuwe realiteit voor de aankomende maanden kunnen zijn. En deze periode zou ook wel eens aanleiding kunnen zijn voor een ‘reset’, zoals Lidewij Edelkoort dat noemt, voor de manier waarop we werk inrichten, en gaan we veel minder op één plek op hetzelfde moment met elkaar werken.

Dat maakt de noodzaak alleen maar groter om nu al het interne communicatie-doel van betrokkenheid prioriteit te geven. Want de behoefte aan betrokkenheid kan voor veel mensen juist alleen maar toenemen.

Meer informatie? Sparren? Op zoek naar best practices? Neem contact op met Maurice Jansen, senior adviseur bij Wepublic.

Dit vind je wellicht ook interessant:

• Product: De COVID-19 monitor van Wepublic
• Blog: Hebben we de menselijke interactie verwaarloosd?
• Onderzoek: Coronavirus en communicatie: een rondgang langs communicatiemanagers